Assistant de Direction (F/H) – Direction des Ressources Matérielles, des Travaux et du Développement Durable

Missions principales du poste

• Assurer le secrétariat du directeur adjoint en charge des ressources matérielles, des travaux et du développement durable

• Planifier diverses réunions (Commission des Opérations Immobilières, groupe de travail, réunions avec les pôles d’activité clinique, réunion de coordination de la DRMTDD, demandes au fil de l’eau du directeur ou des équipes d’encadrement de la DRMTDD …)

• Organiser les différents comités de pilotage menés par la direction (linge, logistique, biomédical, développement durable…) et rédiger les comptes rendus

• Organiser la rencontre annuelle avec les référents linge, l’encadrement, le CHU et le CDTPI

• Organiser la rencontre annuelle relative à la prestation de l’entretien des locaux

• Organiser les réunions avec les clients extérieurs de l’unité de production culinaire

• Diffuser les notes de services et d’information de la DRMTDD

• Suivre, en lien avec l’attaché en charge du secteur et ses équipes, les demandes de prestation linge sous Ennov en lien avec le CHU

• En lien avec l’attaché en charge du secteur, assurer le lien avec le GCS BIH 87 concernant la prestation linge (demandes ponctuelles des unités, actions découlant du COPIL linge, mise en place inventaire…)

• Gestion des réservations de salles et des demandes de prestations

• Faire les commandes de papeterie et de prestations pour son périmètre

• Suivi mensuel des demandes de bons de commandes pour les ESAT (produits d’entretien), l’équipe ménage du CAM (produits d’entretien) et l’Internat (épicerie, produits d’entretien) et commandes dans GEF auprès du magasin central

    Missions spécifiques du poste

• En fonction des besoins et des possibilités : venir en appui administratif auprès des gestionnaires et de l’encadrement de la DRMTDD sur les thématiques logistiques, achats, marchés, travaux et facturation

• Suivre l’organisation établie au sein de la direction afin d’assurer la continuité de l’activité de secrétariat