Adjoint Administratif F/H – Ambulatoire, HJ Enfants, CPCI – PUPEAP

Activités de secrétariat médical

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des différents professionnels extérieurs et internes.

• Dossier patient

o   Création du dossier sous LOGON après vérification de l’identité du patient et de ses responsables légaux. Suivi identito-vigilance et INS.

o   Mise à jour des données administratives sous logon et cariatides.

o   Frappe ou mise en forme des courriers en lien avec le patient (CRH, courriers de consultation, comptes rendus de synthèse …).

o   Envoi des comptes rendus de synthèse au médecin traitant/ familles/institutions partenaires.

o   Suivi tableau de bord des groupes thérapeutiques

• Gestion des agendas des médecins et professionnels de santé rattachés à la filière, programmation des rendez-vous, envoi des convocations du logiciel Cariatides.

• Suivi du dossier /classement / archivage.

• Organisation de réunions, synthèses patient, prise de notes et comptes rendus, le suivi post synthèse (programmation rdv pluri partenaires/famille, synthèse.

• Contrôle et régularisation de l’activité à la demande du DIM. File active, suivi mise à jour et recueil des diagnostics.

• Participation à différentes réunions ou formations en lien (réunions de service, synthèses, atelier DIM, AGI, groupes de travail, réunions de secrétaires…), mise à jour des compétences.

Activité de gestion administrative

• Gestion des fournitures de bureau et bons de travaux aux services techniques.

• Création de nombreux documents de travail (carte de visite, carton de RV pour les divers professionnels…).

• Suivi des prescriptions médicales de transport et date des protocoles de soins.

• Participation aux ateliers DIM.

• Participation à des groupes de travail et EPP.

• Participation aux réunions organisées par la coordinatrice organisationnelle des secrétariats.

Autres missions

• Aide technique et informatique auprès des équipes.

• Assurer le remplacement de collègue absent.

• Réorganisation des missions en fonction de création de nouvelles activités ou unités rattachées.